Elektrischer Shuttle-Service für Technologie-Konferenz
Für ein zweitägiges Event im Frankfurter Westend stellte Koycebiz 3 Audi e-tron zur Verfügung. Die Fahrzeuge wurden für den VIP-Shuttle der Referenten genutzt, wobei unser Team die Logistik und Ladung überwachte.
Für ein zweitägiges Branchen-Treffen im Frankfurter Westend brauchte die Event-Agentur einen zuverlässigen Fahrservice. Koycebiz stellte im Juni 2024 genau 3 Audi e-tron für die VIP-Gäste bereit. Unser Team kümmerte sich um die gesamte Ladelogistik und die Routenplanung zwischen Hotel und Konferenzhalle.
Die Aufgabe
Die größte Hürde für den Veranstalter war der enge Zeitplan am Eröffnungstag. 14 Referenten mussten innerhalb von nur 45 Minuten vom Hauptbahnhof Frankfurt und zwei verschiedenen Hotels abgeholt werden. Bei Verspätungen drohte das gesamte Programm ins Wanken zu geraten. Normaler Taxiverkehr war wegen einer Baustelle auf der Bockenheimer Landstraße keine verlässliche Option.
Zudem verlangte der Hauptsponsor des Events einen nachweisbar CO2-freien Transport der Sprecher. Die Agentur hatte zuvor bei klassischen Vermietern angefragt. Dort konnte man aber keine bestimmten Modelle garantieren oder den Ladestatus bei Übergabe zusichern. Ein leerer Akku kurz vor der Stoßzeit um 08:30 Uhr wäre ein Desaster gewesen.
Vorgehen
Unser Team übernahm die Planung am Tag vor dem Event. Wir erstellten einen exakten Fahrplan auf Basis der Zug-Ankunftszeiten am Frankfurter Hauptbahnhof. Jeder der 3 Audi e-tron wurde vorab an unserem Standort vollständig geladen. Strom ist inklusive bei Koycebiz, weshalb wir die Route so planten, dass kein Fahrer während der Schichten eine öffentliche Ladesäule suchen musste.
Wir setzten drei ortskundige Fahrer ein (alle drei leben seit über 7 Jahren in Frankfurt), die die Schleichwege im Westend gut kennen. Um die Standzeiten zu minimieren, parkten wir die Wagen strategisch an zwei definierten Haltepunkten nahe der Messe. Die durchschnittliche Ladezeit von 22,5 Minuten an den Superchargern nutzten wir nur in der nächtlichen Pause zwischen den beiden Konferenztagen.
Die Lösung
Wir lieferten die drei schwarzen Audi e-tron direkt geliefert an Ihr Büro – beziehungsweise in diesem Fall direkt zum Konferenzhotel im Westend. Jedes Fahrzeug war fahrbereit in 15 Minuten nach der Ankunft am Bereitstellungspunkt. Alle Wagen waren frisch ausgesaugt und hatten einen Ladestand von exakt 92 Prozent bei der Übergabe an die Fahrer.
Durch die Echtzeit-Überwachung der Fahrten über unsere interne Dispositions-App konnten wir Verzögerungen durch die Baustellen im Stadtgebiet umgehen. Bei der Rückgabe am dritten Tag gab es keine versteckten Gebühren bei der Rückgabe, da die Ladekosten komplett über unsere Flatrate abgedeckt waren. Das vereinfachte die Abrechnung für die Event-Agentur enorm.
Ergebnisse
Die Logistik lief reibungslos ab und alle 14 Referenten erreichten ihre Vorträge pünktlich ohne jede Verzögerung. Insgesamt wurden an den zwei Tagen 86 Fahrten absolviert, komplett ohne CO2-Ausstoß vor Ort. Durch die feste Pauschale blieben die Transportkosten für den Veranstalter exakt im vorher kalkulierten Rahmen von 1.480 Euro.
Zeitraum
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14. Juni 2024Briefing der Fahrer und finale Routenplanung im Frankfurter Westend
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15. Juni 2024Bereitstellung der 3 Audi e-tron fahrbereit in 15 Minuten vor dem ersten Stopp
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16. Juni 2024Zweiter Konferenztag mit 41 Shuttle-Fahrten und anschließender Rückgabe
"Ehrlich gesagt hatten wir Angst vor Ladestaus im Westend. Die Audi e-tron waren aber perfekt vorbereitet. Kein langes Suchen nach Säulen, der Strom ist inklusive. Das hat uns viel Stress erspart."